Digitalisierung

Sehr geehrte Kunden,

wir wagen einen ersten Schritt in die digitale Zukunft. Nach und nach werden wir den von uns betreuten Immobilienbestand per Brief zur Teilnahme an unserem Online-Kundenportal einladen. Das Portal ist ein wichtiges Instrument um als Unternehmen auch in Zukunft bestehen und Ihre Immobilie effizient und erfolgreich betreuen zu können.

Die Möglichkeiten und Vorteile des Portals werden für unsere Kunden – kurz zusammengefasst – auf dem Beiblatt unserer Einladung, oder nachstehend unter der Überschrift „Das Kundenportal“ noch etwas ausführlicher beleuchtet. Für Rückfragen zur Verwendung des Portals stehen wir Ihnen auch gerne persönlich zur Verfügung.

Doch was hat uns als verhältnismäßig kleine Verwaltungsgesellschaft zur Schaffung digitaler Services bewogen? In den letzten Jahren haben zahlreiche zusätzliche Herausforderungen unsere Tätigkeit als Immobilienverwalter nachhaltig verändert. Die Anforderungen an die Verwalter sind gestiegen und steigen weiterhin. Enormer Mehraufwand ist zu betreiben und über die altbekannten Arbeitsroutinen wird es immer schwieriger alle Aufgaben und Pflichten zu erfüllen. So erhoffen wir uns durch die Investition in digitale Services einerseits die Schaffung von deutlichem Mehrwert für unsere Kunden, andererseits auch die Steigerung von Arbeitsqualität und Effizienz.

Die markantesten Herausforderungen der letzten Jahre lassen sich – nach unserer Empfindung – in drei Bereiche untergliedern:

 

Gesetzliche/Behördliche Neuerungen (nicht abschließend):

  • Die geänderten Vorgaben des EwärmeG bei Heizungserneuerungen
  • Die Trinkwasserverordnung über die Legionellenuntersuchungen
  • Die Landesbauordnung mit ihren Prüfpflichten für Rauchwarnmelder
  • Neue Betriebssicherheitsverordnung für Aufzugsanlagen
  • Das neue Mess- und Eichgesetz über die Verwendung zusätzlich nötiger und den Ersatz bereits vorhandener durch zeitgleich geeichte Messgeräte
  • Energieausweise
  • Neues Bauvertragsrecht
  • Zensus 2011 und nun 2021
  • Die Datenschutzgrundverordnung
  • Fortbildungsverpflichtung für Verwalter
  • Erweiterte Versicherungsanforderungen für Verwalter
  • Vorgaben zur Berufszulassung nach §34c GewO
  • Umrüstung aller Verbrauchszähler auf Funk bis 2027 und Einrichtung von entsprechenden Schnittstellen
  • Reform des Wohnungseigentumsgesetzes

 

Wirtschaftliche Lage und Entwicklung im Handwerk:

Eine nun bereits über mehrere Jahre anhaltende konjunkturelle Hochphase führt in Verbindung mit starkem Mitarbeiterschwund im Handwerk bei Anfragen oder Aufträgen an zu langen Wartezeiten. Es ist heute üblich, dass wir als Verwaltung eine Vielzahl an Anfragen an unterschiedlichste Betriebe absenden und überwachen müssen. Häufig bleiben unsere Bemühungen ergebnislos.

Verwaltungsvorgänge werden dadurch komplexer und ziehen sich in die Länge. Mehr Vorgänge laufen über längere Zeiträume parallel. Ein Vorgangsmanagement ohne technische Unterstützung ist nicht mehr durchführbar.

 

Kundenanspruch:

Der durch entsprechende mediale Präsentation begleitete Alltag unserer Gesellschaft hat uns verändert. Ständige Erreichbarkeit und Verfügbarkeit; nahezu alles sofort per Knopfdruck. Die Technik und bereits im Alltag präsente Digitalisierungen haben uns und unsere Erwartungshaltung gegenüber Unternehmen geprägt. Die Folge für Dienstleister wie Hausverwaltungen ist ein seit Jahren ansteigender Informationsbedarf. Damit einher geht in rasant ansteigender Kommunikationsaufwand. Wahre Fluten an (ungelenkten) E-Mails und Telefonaten verschlingen die zur Verfügung stehenden personellen Kapazitäten.

Dem Kunden bleiben dabei viele Prozesse und Abläufe verborgen. In der gewohnten Routine konnte und kann bislang schlichtweg nicht jede Information für jeden sekundär Beteiligten zielgerichtet bereitgestellt werden.
Das Verständnis für das gravierend veränderte Arbeitsumfeld der vielfach langjährig tätigen Verwaltungsgesellschaft fehlt dabei. Ohne Transparenz und Information darf dieses heute wohl auch nicht mehr eingefordert werden.
Die Folge ist eine teilweise Unzufriedenheit – bei Kunden und Mitarbeitern gleichermaßen.

Auch der monetäre Aspekt spielt in diese Prozesse mit hinein. Steigen die Vergütungen in der Branche nicht entsprechend des steigenden Betreuungsaufwands angemessen an, müssen mehr Aufträge angenommen werden. Mitarbeiter stehen dadurch enorm unter Druck. Statt den Liegenschaften mehr Zeit zu widmen, muss mehr Arbeit in kürzerer Zeit erledigt werden. Dies gelingt auf Dauer nicht. Kunden vermissen den gewohnten Service. Mitarbeiter laugen aus und wechseln nicht selten in ein gänzlich anderes Betätigungsfeld. Das Berufsbild des Verwalters leidet. Es mangelt an fachlich qualifiziertem Personal und Nachwuchs.

Kleinere Betriebe können bereits heute mit den veränderten Rahmenbedingungen nicht mehr Schritt halten und scheiden aus dem Markt aus. Insbesondere kleinere Wohnanlagen bekommen die Folgen bereits zu spüren – sie werden bei der Suche nach einer qualifizierten Betreuung kaum mehr fündig.

Die Branche sieht die Lösung in der Digitalisierung, um wiederkehrende Vorgänge zu automatisieren und mehr Transparenz in die Kommunikation einzelner Vorgänge zu bringen. Auch wir sehen diese Entwicklung als einen (von mehreren) Schritten in die richtige Richtung an.

 

Das Kundenportal

Für die Liegenschaftsverwaltungen ist es höchste Zeit vorgenannten Entwicklungen etwas entgegen zu setzen. Als neues Werkzeug bietet die Digitalisierung hier – neben der Zertifizierung nach DIN EN ISO 9001 – zahlreiche nachhaltige Ansätze um intern Arbeitsprozesse zu verbessern, die Dienstleistungsqualität für die Kunden zu erhöhen und im Ergebnis durch mehr Effizienz eine spürbare Entlastung zu schaffen. Die Nutzung dieser Chancen sind unverzichtbar, um langfristig mit der Dienstleistung „Hausverwaltung“ am Markt bestehen zu können.

Nun sind kleine Verwaltungsunternehmen bei der Umsetzung umfangreicher Neuerungen naturgemäß benachteiligt. Während große Betriebe Stabsstellen schaffen und externe Beratung in Anspruch nehmen können, besteht diese Möglichkeit bei kleinen Betrieben aufgrund finanzieller Beschränkungen i.d.R. nicht. Vieles hängt davon ab, mit welcher Verwaltungssoftware die Betriebe ausgestattet sind und ob die richtigen Kontakte zu den benötigten externen Dienstleistern bestehen. Handgestrickte Verwaltungsprogramme ohne zeitgemäße Erweiterungsmodule oder Schnittstellen zu den häufig externen Anbietern digitaler Dienstleistungen, erschweren oder blockieren die Erweiterung des eigenen Dienstleistungs- und Serviceangebotes. Arbeitsüberlastung verhindert die Implementierung neuer Prozesse.

Es ist unser großes Glück, dass die Fa. Enkelmann-Immobilien seit Jahren mit einer sehr soliden Verwaltungssoftware arbeitet, die unter dem Dach der Haufe-Unternehmensgruppe gepflegt und weiterentwickelt wird. Durch bestehende Kooperationen gibt es für diese Software wichtige Schnittstellen zu verschiedensten Services, unter anderem zu einer Webware der Fa. Casavi GmbH aus München, die sich hauptsächlich mit digitalen Angeboten für die Branche befasst. Aufgrund der hierdurch bestehenden Möglichkeiten, haben wir uns entschieden den Digitalisierungsprozess durch Implementierung einiger zentraler Dienstleistungen dieses Unternehmens in die Prozesse der Fa. Enkelmann-Immobilien anzustoßen.

Wir freuen uns sehr, erste betreute Wohnanlagen zum Jahresanfang 2020 hin zur Nutzung dieser neuen Serviceleistungen einladen zu dürfen. Diese bestehen konkret in der Bereitstellung eines Online Kundenportals zur Erledigung verschiedenster zentraler Verwaltungsvorgänge. Die Nutzung ist denkbar einfach mit einer App über Smartphone und Tablet, oder klassisch über Notebook oder PC möglich. Zentrale Elemente des Kundenportals sind:

  • Zentrale Objektinformationen online.
  • Einfachste Störungs- und Schadenmeldungen mit angehängtem Vorgangsmanagement (Ticketsystem für Informationen zur weiteren Schadenabwicklung als Push- oder eMail-Nachricht), z.B. vom eigenen Smartphone aus.
  • Automatische Informationen an alle Eigentümer und/oder Mieter über bereits bekannte Störungen und Schäden (ebenfalls inkl. Informationen zur weiteren Vorgangsbearbeitung auf einer online-Pinnwand oder via eMail-Nachricht).
  • Kommunikation mit dem zuständigen Verwalter, Hausmeister, den wichtigsten Handwerkern durch Bereitstellung der Kontaktadressen (bei Einwilligung der Beteiligten; mit dem Verwalter über Ticketing).
  • Kommunikationsplattform für die Eigentümer einer Wohnanlage untereinander (Chat- und Forum, bei Einwilligung der Beteiligten).
  • Dokumentenarchiv mit permanenter und kostenfreier Bereitstellung der Stammdaten und aktueller Informationen eines Objekts.
  • Dokumentenarchiv mit permanenter und kostenfreier Bereitstellung der persönlichen Korrespondenz/Verwaltungsunterlagen.
  • Papierlose Korrespondenz.

 

Das für unsere Kunden kostenfrei, einfach und intuitiv zu nutzende Portal, stellt unsere ersten Schritte in Richtung einer umfassenden betrieblichen Digitalisierung dar. Es beinhaltet intern die Einführung eines digitalen Vorgangsmanagements. Extern die eben geschilderten Services. Das beleglose Büro, die Buchhaltung am Tablet und die Digitalisierung weiterer interner betrieblicher Prozesse werden in einem langwierigen Modernisierungsprozess folgen (müssen).

Natürlich ist ein solches Angebot für uns als Anbieter nicht kostenfrei. Wir investieren in ganz erheblichem Maße Zeit und Geld, um als Verwaltung mit den Veränderungen unserer Branche und unserer Zeit Schritt zu halten. Damit wir diesen Weg dauerhaft und erfolgreich beschreiten können, erlauben wir uns in Verbindung mit den schriftlichen Einladungen zur Registrierung im Kundenportal lediglich einen einzigen Appell an unsere Kunden zu richten: So Sie die Vorteile des Portals über den zugesandten Link zur Anmeldung nutzen, entscheiden Sie sich bitte dafür künftige Korrespondenz mit uns online zu führen. Über die eingesparten Porto-Kosten ermöglichen Sie eine teilweise Gegenfinanzierung der Leistungen. Natürlich sei auch der Umweltgedanke mit diesem Appel verknüpft.

Die Online-Korrespondenz verhindert nicht den Ausdruck der persönlichen Unterlagen am heimischen PC. Im Gegenteil, durch dauerhafte Archivierung sind zu jedem Zeitpunkt sämtliche Verwaltungsunterlagen für Sie abrufbar. Wo auch immer Sie gerade sind. Kostenpflichtige Mehrfertigungen bei Verlust, oder zeitverzögerte postalische Zusendungen entfallen. Gleiches gilt im Übrigen auch für die Bereitstellung von Stammunterlagen wie Teilungserklärung oder Planunterlagen.

Daher nochmals der Appell: Nehmen Sie an der Weiterentwicklung unserer Services teil, nutzen Sie die erweiterten und verbesserten Möglichkeiten und unterstützen Sie uns – so es Ihnen möglich erscheint – durch Einwilligung in die elektronische Postzustellung. Vielen Dank!

 

Wir wünschen Ihnen nun viel Freude beim „durchstöbern“ und der Nutzung des bereits vorhandenen Angebots. Über Erweiterungen werden Sie laufend automatisch informiert. Über Ihre Rückfragen und Rückmeldungen zum Kundenportal freuen wir uns.

Ihr Weg zum Kundenportal – https://enkelmann-immobilien.mycasavi.com

Mit freundlichen Grüßen
Enkelmann-Immobilien GmbH
– Hausverwaltung –